Control de activos empresariales: de la hoja de cálculo a una visión completa

¿Qué significa controlar los activos?

No basta con contar portátiles o vehículos una vez al año. El control de activos mantiene una fotografía actualizada del patrimonio operativo: referencia, número de serie, sede, departamento, responsable, estado, coste, garantía, mantenimientos, averías y documentos asociados.

Cuando estos datos viven en varias hojas de cálculo, correos y carpetas, comprobar una baja laboral, una avería o un traslado entre sedes consume tiempo y deja huecos de trazabilidad. Un sistema centralizado permite responder con datos, no con memoria.

Información que debe acompañar a cada activo

• Identificación y etiqueta QR.
• Ubicación, departamento y persona responsable.
• Histórico de asignaciones, entregas y devoluciones.
• Garantías, mantenimientos programados y averías.
• Coste, fecha de compra y estado actual.
• Periféricos asociados sin inflar el cupo de activos principales.

Más control sin añadir burocracia

Maxinv está pensado para pymes españolas que necesitan rigor sin desplegar una plataforma compleja. Los roles limitan lo que puede hacer cada usuario, el modelo multisede separa responsabilidades y el registro de actividad ayuda a reconstruir decisiones importantes.

Cómo empezar

El primer paso es importar o registrar los activos principales. Después se asignan sedes, departamentos y empleados; se imprimen etiquetas QR; y se documentan entregas, mantenimientos e incidencias. El resultado es un inventario vivo que acompaña al activo desde su compra hasta su retirada.

También puedes consultar nuestra guía de inventario informático y el tutorial de inventario con QR.