Documentos y plantillas para el control de activos
Esta guía reúne los puntos que conviene documentar para mantener un inventario empresarial ordenado, trazable y útil en el día a día. Puedes usarla como lista de comprobación antes de implantar o revisar tu proceso.
Checklist gratuita para revisar el inventario de activos
Descarga una lista de 12 comprobaciones y una hoja de seguimiento para revisar referencias, ubicaciones, responsables, entregas, averías, mantenimientos y consumibles. Un recurso práctico para responsables de operaciones, informática y mantenimiento, sin registro ni correo obligatorio.
Descargar checklist de revisión del inventario (PDF, 2 páginas, 99 KB)
Cómo utilizar la checklist
- Elige una sede o área y anota la fecha y la persona responsable de la revisión.
- Comprueba cada activo físicamente y contrasta su ficha con la lista.
- Registra las diferencias: qué hay que corregir, quién lo hará y en qué fecha.
- Actualiza el inventario y revisa las acciones pendientes antes de cerrar el proceso.
Ejemplo práctico: una impresora que ha cambiado de ubicación
Ejemplo ilustrativo, no caso de cliente: la impresora ACT-004 aparece en Recepción, pero está en Administración. Durante la revisión se registra la nueva ubicación, se confirma quién la tiene a cargo y se comprueba si queda alguna incidencia o solicitud de consumibles pendiente. La revisión termina cuando se actualiza la ficha y cada acción abierta tiene responsable y fecha objetivo.
La plantilla sirve para organizar una revisión manual. No es un acta contractual ni una plantilla de importación de Maxinv. Mantén las hojas completadas en un espacio con acceso restringido y no incluyas contraseñas ni PIN.
Revisión editorial: 3 de octubre de 2026 · Maxinv, marca de Vysite.
1. Ficha de inventario de cada activo
Una ficha de activo debe reunir la información que permite reconocerlo y gestionarlo sin ambigüedades.
- Nombre o descripción clara del activo.
- Identificador interno y etiqueta QR, cuando se utilice.
- Ubicación, sede y departamento.
- Persona responsable o asignada.
- Estado operativo, fechas relevantes e historial de acciones.
2. Registro de entrega y devolución
Cuando un activo cambia de responsable, conviene dejar constancia de la entrega o devolución. El registro debe identificar el activo, las partes implicadas, la fecha y las observaciones necesarias.
Consulta cómo estructurar este proceso en nuestra página sobre actas de entrega y devolución de activos.
3. Revisión periódica del inventario
Una revisión periódica evita que el inventario se convierta en una foto antigua. Antes de cerrarla, comprueba:
- Si la ubicación y el responsable de cada activo siguen siendo correctos.
- Si existen activos pendientes de entrega, devolución, mantenimiento o retirada.
- Si las incidencias abiertas tienen un seguimiento claro.
- Si los consumibles solicitados se han vinculado al activo que los necesita.
4. Control de activos en varias sedes
Si gestionas más de una ubicación, aplica el mismo criterio de registro en todas ellas. El objetivo es poder consultar cada sede por separado sin romper la visión global de la empresa.
Ver cómo organizar el inventario multisede
5. Etiquetas QR y acceso controlado
El QR puede acelerar la consulta de un activo y el inicio de acciones como comunicar una incidencia o solicitar consumibles. Cuando el proceso necesita mayor control, el acceso puede protegerse con PIN.
Aprender a organizar un inventario con QR
Convierte esta lista en un proceso continuo
Una herramienta de inventario ayuda a reunir fichas, ubicaciones, responsables, actas, incidencias y mantenimiento en un mismo flujo de trabajo.